Virtuele dataroom Providers Recensies - Virtual Data Rooms

Hoe kies je jouw data room software: Selectiegids

Hoewel het inderdaad veel tijd en moeite kost om de beste VDR uit te kiezen, hoeft dit proces niet per se ingewikkeld te zijn. Daarvoor hoef je alleen maar onze virtuele dataroom selectiegids te gebruiken.

Het identificeren van jouw doelen is een grote eerste stap in het uitkiezen van de beste virtuele dataroom voor jouw bedrijf. Als jouw doelen eenmaal duidelijk zijn, kun je stappen beginnen te ondernemen om de beste VDR voor jouw bedrijf te vinden.

1. Maak je eisen overzichtelijk

Elk bedrijf en project is uniek. Op basis van jouw doel, bedrijfsgrootte, industrie bijzonderheden en allemaal andere factoren moet jij je door alle bestaande VDR plannen manoeuvreren en uiteindelijk de VDR uitkiezen die het beste bij jou past. Let hierbij op de hieronder genoemde essentiële factoren:

Mensen. Begin met het maken van een lijst van iedereen die mogelijk gebruik moet maken van de VDR. Stel jezelf de vraag:

• Zijn dit mensen die belangrijke keuzes maken, of het hele bedrijf?
• Welk toegangs level moet iedere gebruiker hebben.
• Zijn alle potentiële VDR gebruikers technisch genoeg om gebruik te maken van de technologie.

Los van de puur technische kant in het kiezen van de juiste VDR, is het overwegen van menselijke factoren heel erg belangrijk in het maken van een goede keus. Als je kiest voor een hulpmiddel, hou dan rekening met alle mogelijke gebruikers.

Data. Een ander belangrijk aspect waar je rekening mee moet houden is het soort data dat je wil toevertrouwen aan de VDR. Stel jezelf de volgende vragen:

• Wat is het volume aan data dat je wilt gebruiken?
• Wat is het primaire bestandstype waar we gebruik van maken voor dagelijkse zakelijke communicatie?
• Welk veiligheidsniveau heeft mijn organisatie nodig?
• Welke download mogelijkheden zullen zorgen voor snelle data uitwisseling?

Van te voren inplannen hoe de structuur van je VDR eruit moet zien is een enorm goede manier om data op een veilige en efficiënte manier te verwerken. 

Met een overzicht waarin jouw persoonlijke verwachtingen van een VDR staan, is het nu tijd om over te gaan op de volgende stap: Een overzicht maken van alle functionele kenmerken die je wil terug zien in de VDR.

2. Overweeg de noodzakelijke functies

Als dit jou eerste keer is om gebruik te maken van een VDR, dan weet je waarschijnlijk nog niet alles over wat er beschikbaar is. Het is nu belangrijk om het verschil te kennen tussen rudimentaire gegevens opslag en VDR. hoewel typische data opslag oplossingen verschillende aanpakken heb voor het beveiligen, uploaden, bekijken, downloaden en soms ook het aanpassen. VDR’s gaan verder dan dat.

Verwerking van data door VDR’s kan verschillende technologische dimensies bevatten. je kan bijvoorbeeld kiezen voor striktere toegangseisen binnen bepaalde secties van jouw data room. Je kan ook andere dingen zoals documenten watermerken, downloads bijhouden, screenshots voorkomen, en veel meer. Gevestigde VDF providers garanderen je ook toegang tot hun professionele administratieve service, zoals vertaling of document scannen, voor een extra betaling.

3. Budget vrijmaken

Budget vrijmaken is een kort, maar belangrijk onderdeel bij het kiezen van een virtuele dataroom oplossing. Of je nou zelf de beslissing maakt of als je je het idee moet voorstellen bij jouw baas, houd er rekening mee dat de effectiviteit van jou dataroom altijd correleert met de gebruikskosten. Dit betekent echter niet dat je onwijs veel moet betalen voor het opstellen van je VDR.

Zoals je nu verder zult leren, de prijzen van VDR providers zijn gebaseerd op de service en de specifieke eisen van jouw bedrijf. Daarnaast is het zo dat zolang je te maken hebt met een betrouwbare provider, je altijd de mogelijkheid hebt om meer te weten over de prijzen voordat je een beslissing maakt.

4. Vergelijk de opties

Om de beste data room provider uit te kiezen hoort iedere cliënt deze en vele andere aspecten overwegen. Sommige bedrijven selecteren data rooms afhankelijk van de prijs, andere op basis van de kwaliteit. Maar alsnog, elk van de bestuurders moet onthouden dat de gegevens bescherming en de teamwerk van een bedrijf afhankelijk zijn van deze kosten. Hogere kosten betekent echter niet per se een betere kwaliteit. Daarom is het noodzakelijk om maximale aandacht te besteden aan alle volgende factoren.

Het vergelijken van de beschikbare VDR oplossingen is het meest tijdrovende onderdeel. Op dit punt moet je de verschillende criteria overwegen die een toepasselijke VDR maken:

Data room beveiliging

Een garantie op de veiligheid van jouw data is cruciaal wanneer het aankomt op het delen van documentaties via VDR’s. Tijdens het vergelijken kun je letten op dingen zoals twee-factor authenticatie, getimede bereikbaarheids verval, verschillende toestemmings niveaus en IP-address gebaseerde bereikbaarheids limitaties. Let op de naleving certificaten van de provider om de perfecte match met de hoogste beveiligingsnormen te garanderen. Zoek naar VDR oplossingen met certificaten zoals SOC 1 & SOC 2, ISO 27001, HIPAA, GDPR en PCI DSS.

Inzet

Elke VDR biedt een bepaald level van aanpasbaarheid aan op het gebied van besturingssystemen en apparaten. De ideale oplossing zal even functioneel zijn op alle veel gebruikte platforms. Ongeacht of het nou IOS, android, windows, linux of macOS is. U hoeft niet meerdere plugins te installeren of een enkele regel code te schrijven. Kijk ook naar de voorgestelde data hosting locaties. De meeste VDR oplossingen maken gebruik van openbare clouds en meerdere internationale datacenters, maar de geselecteerde kunnen mogelijk ook fysieke opslag en datacenters aanbieden die de voorkeur hebben van de gebruiker.

Hulp

Een goede maatstaf om de effectiviteit van een VDR te meten is hun klantenservice beschikbaarheid, respons tijd, en kwaliteit. De voorkeur is een VDR hulp centrum die de optie biedt om in verschillende talen, 24/7 geholpen te worden via live chat, telefoon of email.

Gebruikersbeheer

De VDR oplossing provider die bij jou past geeft je de optie om bepaalde dingen meer of minder bereikbaar te maken, afhankelijk van iemand zijn werk functie en/of locatie. Om te garanderen dat je een effectieve werkervaring biedt voor iedereen, moet je op zoek gaan naar functionaliteiten zoals de mogelijkheid op massa uitnodiging, aanpasbare excel weergave, gebruikers notificaties en gestroomlijnde groepsopstelling.

Interface

wanneer het op VDR interface uitvoering aankomt, komt het altijd neer op een duidelijke, intuïtieve configuratie, even duidelijk voor de CFO en de beginnende accountant. Een VDR met een goed doordachte interface zou uitgebreide implementatie-opties moeten bieden, een eenmalige aanmelding voor alle projecten en een gemakkelijke scroll-through voor navigatie tussen duizenden bestanden. Afgezien van een eenvoudige en uitgebreide gebruikersinterface, wilt u misschien ook profiteren van VDR-aanpassing. Op deze manier wordt uw bedrijfs branding bij elke stap overgedragen en voldoet de functie prioriteit aan uw specifieke behoeftes.

Prijs

Het beleid voor de prijsing correspondeert met vele richtlijnen die gelden door de meerderheid van alle VDR oplossingen. Sommige opties zijn afhankelijk van per-pagina of opslag-afhankelijke prijs richtlijnen. Met de uiteindelijke prijs afhankelijk van de grootte van de totale hoeveelheid data. Andere oplossingen zijn afhankelijk van het per-gebruiker model, waarbij je betaalt per gebruiker. Alternatieve prijsing modellen zijn de maandelijkse kosten. Hierbij is de prijs afhankelijk van het soort pakket dat je kiest. Sommige bieden een gelimiteerde data opslag capaciteit, terwijl andere een op maat gemaakte bedrijfservaring mogelijk maken met onbeperkte beheerders en solide opslagruimte. De uiteindelijke kosten zijn afhankelijk van de taak, de hoeveelheid gegevens, het aantal gebruikers en de prijs richtlijn dat u kiest.

5. Vraag een gratis proefperiode aan

Voordat je de uiteindelijke keus maakt tussen alle VDR oplossingen, is het aan te raden om gebruik te maken van de gratis proefmaand (soms langere proefperiode) service. Probleem om weg te blijven van VDR providers die geen gratis proefperiode aanbieden. Dit kan namelijk een indicatie zijn dat de service niet veel goeds te bieden heeft.

We hebben al eerder mogelijke problemen besproken met providers, elke klant wil natuurlijk zeker weten dat ze gebruik maken van de beste VDR. Soms eindigd de service met een software launching. In dit geval worden gebruikers in de steek gelaten met hun problemen en met onbeantwoorde vragen.

6. Begin gebruik te maken van VDR

Nadat je klaar bent van je grondige onderzoek, en je eindelijke de perfecte VDR oplossing hebt gevonden voor jou, is het tijd om gebruik te maken van de voordelen. Gebruik de software die aan al je behoeftes voldoet rondom het proces van gevoelige data beheer. Maak het proces aangenaam voor iedereen die erbij betrokken is.

Gebruik van Virtuele Datarooms

Virtuele datarooms worden gebruikt in bijna elke situatie waarin u vertrouwelijke toegang tot bepaalde informatie aan een groep mensen moet geven. Meestal wordt Vdr gebruikt voor de volgende taken:

Bedrijfsdocument analyse

• Een opslagplaats voor bedrijfsdocumenten maken
• Uitvoeren van een audit voorafgaan aan een fusie- en overnametransactie (M&A)
• Documenten voorbereiden voor de beursgang van het bedrijf
• Communicatie met investeerders
• Faillessementen en herstructureringsprocedures
• Code-analyse zonder het risico dat u loopt bij het overdragen aan andere aannemers

De allereerste fase van het filteren door mogelijke virtuele dataroom oplossingen is het schetsen van uw hoofddoel. Gevoelige gegevensverwerking is van toepassing op veel verschillende gebruiksscenario’s, en de specifieke kenmerken van elk afzonderlijk moeten overeenkomen met de functionaliteit en functies van de VDR.

Om u een algemeen idee te geven, staan hieronder de meest voorkomende implementaties van virtuele dataroom Oplossingen.

M&A due diligence

Hoewel fusies en overnames (M&As) essentieel zijn voor een succesvolle bedrijfsgroei, is het proces zelf bijna nooit heel erg aangenaam of gemakkelijk. M&As vragen om een heleboel gevoelige informatie die allemaal nodig zijn tijdens verschillende fases. Vanuit dit perspectief moet de VDR een flexibele verscheidenheid aan toegangsinstellingen bieden en de mogelijkheid om elk project in fasen op te delen, zoals pre-marketing, due diligence en integratie na de fusie.

Bedrijfsmap

Ook al is een bedrijf nog in de ontwikkelingsfase, is er altijd nog gevoelige informatie die ergens moet worden opgeslagen. De mogelijkheid om toegangsrechten te beheren en de beschikbaarheid van een groot opslagvolume zijn essentieel voor het opzetten van een VDR bedrijfsmap. Bovendien bieden de beste VDR oplossingen lange termijn plannen naast de maandelijkse of project gebaseerde kosten.

Vastgoed beheer

Vastgoeddeals gaan altijd gepaard met oplopende hoeveelheden documentatie. Vooral wanneer de expertise van het bedrijf verder gaat dan het faciliteren van verkoop een aankoop, het aanbieden van adviesdiensten, taxatie van onroerend goed of grond etc. Virtuele dataroom oplossingen die ideaal zijn voor vastgoedbeheer, moeten een optie bieden voor het automatisch in bulk laden van documenten en het sorteren van de gegevens in een vooraf ingesteld sjabloon.

Eerste openbare aanbieding 

Net als het aangaan van fusies en overnames is het indienen van een eerste openbare aanbieding een boeiend maar tijdrovend proces. Bedrijven die zich voorbereiden op beursintroducties moeten hard werken om de vereiste documenten te verzamelen en op tijd in te dienen. Vanwege de enorme complexiteit van openbare aanbiedingen kunnen ook externe experts worden betrokken. Maximale vertrouwelijkheid en flexibele toegangsbeperkingen zijn onvermijdelijke elementen van een geschiedte VDR oplossing voor een eerste openbare aanbieding aanvraag.

Kapitaalverhoging

Het veiligstellen van fondsen voor een lancering of een project is ook zo veelzijdig en ingewikkeld als maar kan. Afhankelijk van de aard van uw onderneming, krijgt u te maken met verschillende niveaus van vertrouwelijkheid, opslagvolume, toegangsinstellingen en fasescheiding. Bij het overwegen van Virtuele Dataroom-oplossingen voor het aantrekken van kapitaal, is het cruciaal om de privileges en toegangsniveaus van gastgebruikers te evalueren. Omdat het aantal bezoekers vrijwel onbeperkt is, moet u wellicht kijken naar het maken van een aparte VDR voor de eerste presentatie en openbaar toegankelijke documenten.

Tegenwoordig worden virtuele datarooms actief gebruikt in de sectoren gezondheidszorg, risicokapitaal, zaken agenten, banken, financiële instellingen, consultancy, productie, onroerend goed, boekhouding en audits. Daarom, als uw bedrijf gevoelige gegevensbeheer van welke aard dan ook omvat en het belangrijk is om toegangsrechten en controle over de distributie van verzonden informatie te behouden, is er een grote kans dat virtuele datarooms u zullen helpen deze processen gemakkelijk te onderhouden.

Hoe wordt de beoordeling van virtuele datarooms gevormd?

Om dit gedragspatroon op deze specifieke site aan te pakken, hebben we alle beschikbare informatie uit open bronnen verzameld om de basis te leggen voor de huidige elektronische dataroom classificatie. Om een ​​consistente evaluatie te bieden, implementeren we een vijf sterren beoordeling op basis van de gemiddelde score voor elk van de indicatoren:

Onderstaande beoordeling geeft het eindresultaat van deze beoordeling weer. Het wordt maandelijks bijgewerkt. VDR-classificatie bevat de volgende componenten:

Deze site presenteert een onafhankelijke online beoordeling van virtuele datarooms. Hier hebben we alle online dataroom providers verzameld die samenwerken met topbedrijven over de hele wereld. De methodologie achter de rating is een geaggregeerde gemiddelde rating. We hebben deze beoordeling gemaakt omdat beoordelingen die op slechts één website worden geplaatst, bevooroordeeld kunnen zijn, aangezien bedrijven hun klanten vaak belonen voor het achterlaten van positieve beoordelingen van virtuele datarooms.